Ejemplo con una empresa ficticia. Los datos son ilustrativos.
Resumen de tu negocio
Reformas del Norte (ficticio) es un taller de reformas de 4 personas. Usan Gmail, Excel y WhatsApp Business, y todavía no usan ninguna IA. Su mayor problema: los presupuestos se hacen por la noche y llegan tarde, y se pierden obras por ello.
Estimamos que pueden recuperar unas 9 horas a la semana con las cinco automatizaciones siguientes, con un coste de entre 20 y 40 € al mes.
Las 5 automatizaciones prioritarias
Ordenadas por impacto y facilidad. Empieza por la primera.
1. Presupuestos a partir de una nota de voz
Al salir de la visita, se dicta lo visto en una nota de voz. La IA la convierte en un presupuesto con vuestras partidas y precios habituales. Se revisa y se envía el mismo día.
- Problema
- Los presupuestos se hacen por la noche, a mano en Excel, y tardan 2 o 3 días en llegar al cliente.
- Herramienta
- Claude o ChatGPT con una plantilla de partidas; alternativa gratuita: versión gratuita de ChatGPT
- Coste
- 20–25 € al mes
- Ahorro
- 3–4 horas a la semana, y presupuestos el mismo día
- Primer paso
- Exportar vuestra lista de partidas y precios de Excel y preparar la plantilla (os damos el texto de instrucciones).
2. Aviso automático del estado de cada obra
Un mensaje automático por WhatsApp Business cada vez que una obra cambia de fase (empieza, material recibido, terminada).
- Problema
- Los clientes llaman varias veces por semana para preguntar cómo va su obra.
- Herramienta
- WhatsApp Business + una hoja de control compartida
- Coste
- Gratis
- Ahorro
- 2 horas a la semana en llamadas
- Primer paso
- Crear la hoja con las fases y los mensajes tipo.
3. Facturas de proveedores que se leen solas
Se hace una foto o se reenvía el PDF a un correo; la herramienta extrae los datos y los pasa al programa de contabilidad. Una persona revisa las excepciones.
- Problema
- Las facturas de proveedores llegan en papel y PDF y se teclean a mano cada trimestre.
- Herramienta
- La función de lectura de facturas de vuestro programa contable o de vuestra gestoría
- Coste
- 0–15 € al mes
- Ahorro
- 4 horas por trimestre y menos errores
- Primer paso
- Preguntar a la gestoría si ya lo ofrece; muchas lo incluyen sin coste.
4. Responder reseñas de Google
La IA redacta una respuesta personalizada a cada reseña con vuestro tono; se revisa y se publica.
- Problema
- Hay 14 reseñas sin responder y nadie tiene tiempo de hacerlo.
- Herramienta
- Claude o ChatGPT + perfil de Google Business
- Coste
- Gratis
- Ahorro
- 1–2 horas al mes
- Primer paso
- Responder hoy las 14 pendientes; tarda menos de media hora.
5. Pedir reseña al terminar cada obra
Mensaje automático al cerrar la obra con el enlace directo para dejar la reseña.
- Problema
- Los clientes contentos casi nunca dejan reseña.
- Herramienta
- WhatsApp Business (mensaje guardado) + enlace de Google Business
- Coste
- Gratis
- Ahorro
- Más clientes nuevos sin coste de publicidad
- Primer paso
- Copiar el enlace de reseñas y guardarlo como respuesta rápida.
Plan de 30 días
| Semana 1 | Responder las reseñas pendientes (4) y guardar el mensaje para pedir reseñas (5). |
|---|---|
| Semana 2 | Preparar la plantilla de presupuestos y probarla con las 3 próximas visitas (1). |
| Semanas 3 y 4 | Montar los avisos de estado de obra (2) y hablar con la gestoría sobre las facturas (3). |
Qué no hacer todavía
Un chatbot en la web: con vuestro volumen de consultas, no compensa el esfuerzo. Lo revisaríamos si pasáis de 30 consultas a la semana.
Datos y ley de IA
No metáis datos personales de clientes (DNI, cuentas bancarias) en versiones gratuitas de herramientas de IA. Para los presupuestos basta con el nombre de la obra. Con este uso, la ley europea de IA no os exige nada más allá de esta precaución.